1. Verantwortlicher
Wirtschaftsförderung Erzgebirge GmbH
Adam-Ries-Straße 16
09456 Annaberg-Buchholz
Telefon: +49 3733 145-0
E-Mail: kontakt@wfe-erzgebirge.de
2. Datenschutzbeauftragte
Datenschutzbeauftragte
Wirtschaftsförderung Erzgebirge GmbH
Adam-Ries-Straße 16
09456 Annaberg-Buchholz
Telefon: +49 3733 145-0
E-Mail: datenschutz@wfe-erzgebirge.de
3. Zwecke der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Beschäftigten, soweit dies für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere für:
Personalverwaltung und Personalorganisation,
Lohn- und Gehaltsabrechnung,
Erfüllung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten,
Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassung,
Verwaltung von Urlaub und sonstigen Abwesenheiten,
Personalplanung und -entwicklung,
Gewährung und Abwicklung von Arbeitgeberleistungen und
Erfüllung sonstiger gesetzlicher Pflichten des Arbeitgebers.
4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?
Je nach Erforderlichkeit verarbeiten wir insbesondere:
Stamm- und Kontaktdaten, z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum und Kontaktdaten,
Steuer-, Sozialversicherungs- und Krankenkassendaten,
Bankverbindung,
Daten zum Beschäftigungsverhältnis und zur Vergütung,
Arbeitszeit-, Urlaubs- und Abwesenheitsdaten,
Angaben zu beruflicher Qualifikation und beruflichem Werdegang,
erforderliche Angaben zu Familienstand und Kindern,
Angaben zu Nebentätigkeiten,
Daten zur betrieblichen Altersversorgung,
Daten zur Inanspruchnahme von Arbeitgeberleistungen sowie
soweit erforderlich, besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Angaben zu einer Schwerbehinderung oder Gleichstellung.
5. Rechtsgrundlagen
Die Verarbeitung personenbezogener Beschäftigtendaten erfolgt insbesondere auf Grundlage von § 26 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 DSGVO sowie aufgrund einschlägiger arbeits-, steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Vorschriften.
Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO verarbeitet werden, erfolgt dies nur, soweit hierfür eine entsprechende gesetzliche Grundlage besteht oder die Verarbeitung zur Ausübung von Rechten bzw. Erfüllung von Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht erforderlich ist.
Soweit eine Verarbeitung ausnahmsweise auf einer Einwilligung beruht, erfolgt diese freiwillig und kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
6. Empfänger und eingesetzte Dienstleister
Innerhalb der WFE erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Beschäftigtendaten, die diese zur Erfüllung ihrer jeweiligen Aufgaben benötigen.
Soweit dies für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist, können Daten insbesondere an Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Krankenkassen, Kreditinstitute und sonstige berechtigte Stellen übermittelt werden.
Darüber hinaus setzen wir im Rahmen der Personalverwaltung und der damit verbundenen Prozesse externe Dienstleister bzw. IT-Systeme ein. Hierzu gehören insbesondere:
biz.Suite
zur digitalen Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassung.
Dölle Informationssysteme GmbH
für die Verarbeitung von Daten im Zusammenhang mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung.
Microsoft 365
für interne Kommunikation, Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung sowie die digitale Erfassung von Personaldaten über Microsoft Forms.
Soweit die jeweiligen Anbieter personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage entsprechender Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.
7. Zugriffsberechtigungen
Der Zugriff auf personenbezogene Beschäftigtendaten erfolgt nach dem Erforderlichkeitsprinzip. Beschäftigtendaten dürfen nur von Personen eingesehen und verarbeitet werden, die diese Informationen für ihre jeweilige Aufgabe benötigen.
Besonders sensible Daten und Unterlagen werden nur einem entsprechend eingeschränkten Personenkreis zugänglich gemacht.
8. Speicherdauer und Löschung
Personenbezogene Beschäftigtendaten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.
Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die Daten nach Ablauf der jeweils geltenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht, sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage eine weitere Speicherung erforderlich macht.
Für einzelne Datenarten und Systeme können unterschiedliche Aufbewahrungs- und Löschfristen gelten.
9. Pflicht zur Bereitstellung von Daten
Soweit personenbezogene Daten zur Begründung oder Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Erfüllung gesetzlicher Arbeitgeberpflichten erforderlich sind, müssen diese Daten bereitgestellt werden.
Ohne die erforderlichen Angaben kann das Beschäftigungsverhältnis gegebenenfalls nicht ordnungsgemäß begründet, durchgeführt oder abgerechnet werden.
Darüber hinausgehende Angaben erfolgen freiwillig und werden – soweit erforderlich – entsprechend gekennzeichnet.
10. Rechte der Beschäftigten
Beschäftigte haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere das Recht auf:
Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten,
Berichtigung unrichtiger Daten,
Löschung,
Einschränkung der Verarbeitung,
Datenübertragbarkeit, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen,
Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft sowie
Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.
Bei Fragen zur Verarbeitung personenbezogener Daten können sich Beschäftigte jederzeit an den Datenschutzbeauftragten der WFE wenden.